Lokalizacja papierni
Portal powstał na bazie mapy OpenStreetMap pozwalającej obserwować poszczególne ulice, a nawet zabudowania. Daje to szansę bardzo dokładnego oznaczenia lokalizacji obiektów. Jest to jednak możliwe jedynie w wypadku istniejących obecnie zakładów. Nieistniejące fabryki tylko wtedy możemy precyzyjnie umiejscowić, gdy na temat ich położenia mamy dokładne dane. Niestety będzie to dotyczyło tylko części młynów papierniczych, ponieważ najczęściej w opracowaniach historycznych podawane są jedynie nazwy miejscowości, w których istniały takie obiekty. W wypadku braku dokładnych danych na temat położenia nieistniejącej papierni oznaczano ją na mapie w środkowej części miejscowości wraz z informacją, iż jest to lokalizacja orientacyjna.

Okres działalności
W wypadku większości młynów papierniczych i wielu zakładów papierniczych z okresu przemysłowej produkcji w świetle obecnych badań trudno jest ustalić precyzyjnie okres działalności. Z tego powodu w części not podajemy lata skrajne wskazane w dostępnych źródłach lub tylko okres przybliżony (np. dla niektórych młynów możemy ustalić tylko wiek założenia).

Nazwy miejscowości
Dla miejscowości leżących na ziemiach zachodnich i północnych, omawiając zakłady istniejące przed 1945 r., obok polskiej nazwy podajemy jej niemiecki odpowiednik. Zasady tej nie stosujemy w wypadku, gdy omawiana fabryka powstała po 1945 r., czyli w okresie obowiązywania współczesnej nazwy. Przy obecnie istniejących zakładach obok nazwy miejscowości podajemy także nazwę firmy prowadzącej zakład. Zdecydowaliśmy się na takie rozwiązanie w celu lepszej identyfikacji współcześnie działających podmiotów, pomimo że dość często następują zmiany właścicieli fabryk, fuzje lub inne wydarzenia, które pociągają za sobą zmiany. W miarę możliwości, monitorując procesy zachodzące w przemyśle papierniczym, będziemy aktualizować nazwy.

Kategoria główna wytwórni
Dla ułatwienia korzystania z mapy przyjęliśmy podział na kilka kategorii wytwórni: młyny papiernicze, fabryki papieru, fabryki tektury, celulozownie, ścieralnie, fabryki opakowań papierowych oraz fabryki wyrobów papierowych. Każda z kategorii wyróżnia się na mapie znacznikiem w innym kolorze. Jednak często w jednej lokalizacji najpierw znajdował się młyn papierniczy, który został przekształcony w fabrykę papieru, lub wraz z papiernią istniała celulozownia, ścieralnia, albo zakład przetwórczy. Decyzję o nadaniu wielofunkcyjnym zakładom konkretnej kategorii głównej podejmowaliśmy na podstawie analizy każdego przypadku indywidualnie. Jeśli wytwórnia dłużej była młynem papierniczym niż fabryką papieru, zaliczona została do grupy młynów. W wypadku fabryk wytwarzających kilka rodzajów produktów jednocześnie (np. celulozę i papier lub papier i wyroby papierowe) wskazana została dominująca kategoria. Na przykład zakładom celulozowo-papierniczym w Świeciu, Ostrołęce i Kwidzynie, które wytwarzają m.in. celulozę i papier, jako kategoria główna została przypisana papiernia. Pomimo przypisania do konkretnej kategorii głównej podczas sortowania po rodzajach produkcji zakłady będące np. najpierw młynem, a później fabryką będą pojawiały się w każdej kategorii produkcji, która ich dotyczy. Dla przykładu, papiernia w Dusznikach-Zdroju jest wykazywana wśród młynów i fabryk tektury, a wspomniane wyżej nowoczesne zakłady w Świeciu, Ostrołęce i Kwidzynie będą pojawiały się wśród papierni i celulozowni.

Ciągłość istnienia papierni
Wiele miejsc jest związanych z papiernictwem od wielu dekad lub nawet kilku wieków. Zdarzają się miejsca, w których do XIX w. czerpano papier, a w okresie industrializacji przebudowano je na fabryki papieru. W tej grupie można wymienić m.in. papiernię w Jeziornie pod Warszawą, w Miłkowie koło Jeleniej Góry, Mieroszowie koło Wałbrzycha czy Strudze koło Szczecina. Uznając ciągłość funkcjonowania przyjęliśmy, że w tych wypadkach fabryki są kontynuatorkami młynów papierniczych i informacje o nich zostały umieszczone w tych samych kartach. Wiele problemów przysporzyły nam wytwórnie w Dębnicy Kaszubskiej. Tamtejszy młyn papierniczy powstał w XVI w., a w połowie XIX w. został przebudowany na fabrykę papieru. Jednak w 1881 r. obiekt spłonął. Właściciel po dwóch latach uruchomił zupełnie nową fabrykę złożoną z dużej celulozowni, a następnie papierni. Pomimo zbieżnej lokalizacji uznaliśmy, że uruchomiona w 1883 r. wytwórnia jest drugą fabryką, której została poświęcona nowa karta.

Znaki wodne
Niemal każdy młyn papierniczy znamionował arkusze własnymi znakami wodnymi, które pełniły funkcję swego rodzaju symboli firmowych. Są one niezwykle istotne, gdyż pozwalają określić gdzie, a nawet w jakim okresie powstały konkretne arkusze. Muzeum Papiernictwa posiada największą w Polsce arkuszy papieru z licznych młynów papierniczych na ziemiach polskich. W miarę postępów digitalizacji tej grupy zbiorów w notach o poszczególnych młynach papierniczych będą pojawiały się wykonane w przeźroczu fotografie znaków wodnych. Jednak nadal więcej znaków posiadamy w formie przerysów i te są już zamieszczone w portalu. Niestety w wypadku wielu młynów papierniczych dostępne są nam jedynie opisy znaków wodnych i te informacje zostały zamieszczone w notach o poszczególnych papierniach.